(2) Utgående fakturaer og inngående betalinger

En faktura er et stykke papir som har følgende funksjoner:
 
Nr. Beskrivelse av funksjon
1 Spesifikasjon over varer eller tjenester, med enhetspriser og sluttsum
2 Praktisk måte å kreve inn tilgodehavender fra debitorer
3 Fakturanummeret er en praktisk og entydig referanse ved betaling til kreditor

Dette virker også som en oppramsing av rene selvfølgeligheter, men erfaring viser at det er nødvendig. Mange har dessverre lett for å overse funksjon nr.  2 og 3 i oversikten ovenfor.

Innen næringslivet byr fakturering sjelden eller aldri på noen praktiske problemer. Man selger varer eller tjenester, utsteder en faktura - og pengene strømmer forhåpentligvis inn ved forfall.

Det samme gjelder offentlige etater når det er ordinære produkter eller tjenester som selges eller innkreves.

Problemer oppstår når en offentlig etat skriver et brev og ber om at et beløp innbetales til en bestemt bankkonto under henvisning til et langt internkontonummer pluss kostnadssted, art og en del andre variabler. Se skrekk-eksempel nedenfor. Slik skal det ikke gjøres !

Det oppstår også problemer når vedkommende etat eller organisasjon like godt sløyfer faktura eller brev - og bare sender ut en løs giroblankett påført en del referanser.

Ofte er giroblanketten uten referanser i det hele tatt.  Dette skjer i den nokså naive tro at vedkommende person som mottar blanketten benytter denne ved kontant betaling i bank eller ved hjelp av brevgiro eller postgiro. Privatpersoner gjør gjerne det - men aldri større firmaer eller offentlige etater. Disse vil alltid legge inn vedkommende betalingsmottaker som leverandør i sitt elektroniske register. Betaling skjer derfra på nøyaktig samme måte som for ordinære varer eller tjenester - som om det var en faktura.

Nedenfor ser du et eksempel på en slik "løs" giroblankett - utstedt av en offentlig etat. Slik skal det heller ikke gjøres !
hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh

Nøkkelordet er fakturanummer. Alle betalingskrav bør ha et slikt referansenummer. Og hele vitsen med et fakturanummer er at det skal være entydig for akkurat den bestemte fordringen.

Det svenske eksemplet ovenfor er dessuten litt morsomt også på en annen måte:  Postgirot i Sverige trekker SEK 50 i gebyr på alle betalinger fra utlandet - også Norge. Enda morsommere er det når beløpet er lavere enn SEK 50. Det forekommer faktisk også - ganske ofte. Da må mottakeren faktisk betale penger for å motta ingenting !  I tillegg har avsenderen betalt et tilsvarende gebyr. For hva ?  Men komikken er ennå ikke over:  I mange land forbyr den lokale Riksrevisjonen at slike småregninger samles opp til årlige eller halvårlige fakturaer. I henhold til regelverket skal nemlig alle fordringer innkreves umiddelbart !  Men altså tilbake til fakturanummer-problematikken:

Et fakturanummer bør ikke inneholde mer enn 20 tegn. Dette antall tegn er etter hvert blitt en internasjonal standard. Det er hva bankene garanterer "blir med over" til mottakeren.  Til utlandet aksepteres inntil 35 tegn, men der har vi ikke noe eget meldingsfelt for tilleggsmeldinger.

Et fakturanummer er ikke bare et ledd i en fortløpende nummerering av leverandørens fakturaer. Det skal også tjene som en entydig informasjon når kunden betaler. Et bestemt fakturanummer skal kunne identifisere en bestemt fordring og den tilhørende betalingen.

Ber du om betaling kun ved å sende ut en "løs" giroblankett, bør denne utformes slik at betaling også kan skje maskinelt gjennom elektroniske regnskapssystemer. Et tydelig referansenummer må av utstederen påføres giroblanketten, og dette nummeret må være entydig for akkurat den transaksjonen.

Noen av sykehusenes giroblanketter for innbetaling av egenandeler er utformet med tanke på elektroniske betalinger fra arbeidsgivere. Det entydige nummeret må generere internkonto, kostnadssted etc. på samme måte som ved ordinær fakturering for varer eller tjenester.

Disse sykehus-eksemplene er å betrakte som rene unntak fra gjeldende praksis for øvrig. Slurv og kjappe løsninger ser dessverre ut til å være mer regel enn unntak.

En organisasjon eller forening sender ut giroblanketter for kontingent, publikasjoner eller lignende. Blankettene må utformes på samme måte. Slike regninger blir ofte betalt av arbeidsgivere og av interessekontorer etc. Foreningen bør for eksempel bruke medlemsnummer som fakturanummer, gjerne med en "M" foran. Tidsskriftet eller publikasjonen kan bruke abonnementsnummeret som referansenummer, gjerne med en "A" foran. Mulighetene er mange - men nummeret må begrenses til maksimalt 14 sifre !

Abonnementsnumre med opptil 40 sifre (slike forekommer faktisk !) er etter forfatterens mening ytterst amatørmessig, og bør for all del unngås.

Sender du ut giroblanketter med KID-registrering, så går det normalt helt greit dersom mottakeren betaler kontant i banken, bruker brevgirokonvolutt - eller remitterer fra et elektronisk system som takler KID-registreringer.

Ikke gå ut fra at alle bedrifter har slike systemer. Fremdeles (1999) er det mange større etater og bedrifter som bruker elektroniske systemer som ikke har noen modul for KID-registreringer. Du må også regne med å motta betalinger fra utlandet. Norske OCR-konti kan kun benyttes fullt ut ved innenlandske betalinger. Betalingskravet eller giroblanketten må derfor utformes slik at "manuelle" betalinger er mulig. Stikkordet er som sagt et faktura- eller referansenummer.

Se for øvrig eget kapitel om KID-registrering lenger bak.

Ta det aldri for gitt at den tilsendte giroblanketten blir benyttet fysisk ved betaling. Store foretak gjør aldri det. Ikke legg opp ditt eget regnskapssystem etter denne tesen - du vil garantert bli skuffet ! Regn alltid med at enkelte vil betale elektronisk uten KID-registrering. Regn også med betalinger fra utlandet.

I prinsippet bør det alltid utstedes ordinære fakturaer. Dette gjelder også for slike forhold som refusjon av lønn eller reiseomkostninger for en "utlånt" medarbeider - eller ved skånsom og forsiktig innkreving av bevilgede prosjektmidler etc.

Mange offentlige etater har en mental sperre akkurat på dette punktet. En faktura forbindes med noe ubehagelig - et bastant krav om betaling innen et nærmere angitt forfall. I stedet velger mange å forfatte et langt og høytidelig brev - med anmodning om innbetaling til en bankkonto med angivelse av en internkontostreng på opp til 25-30 sifre eller tegn.

Det er dumt. 20 tegn er det maksimale som blir overført til mottakeren ved elektroniske betalinger. Overskytende tegn blir kuttet automatisk. Noen økonomisystemer passer ikke alltid helt sammen med bankenes systemer, slik at dersom 15 eller flere tegn oppgis, blir alle tegnene borte. Mottakeren får ikke vite noe som helst. Da kommer de iltre telefonene.......

Det har oppstått en slags myte om at "det er så kostbart å utstede fakturaer". Derfor brukes ofte andre og lettvinte løsninger i form av løse giroblanketter - eller ordinære brev. Ikke ta hensyn til de som hevder dette.
Det  langt mer kostbart ikke å utstede fakturaer - når all behandlingstid tas  i betraktning.

Forsøk å meddele samarbeidspartnere om at fakturering er en praktisk og grei metode for sikker bokføring uten forsinkende elementer. Ordet "faktura" bør avmystifiseres en gang for alle !

Det er ikke noen prinsippiell forskjell på betalinger for varer, tjenester, trekk, refusjoner, prosjektmidler, tilskudd - eller hva det måtte være. Det er den samme infrastrukturen som benyttes. Alt dreier seg om å flytte en pengesum fra A til B på en slik måte at B forstår hva det er - og på en slik måte at A ikke mottar purringer i utide.

Det er her den alvorligste mentale sperren ligger. Mange ledere og nøkkelpersoner innen offentlig forvaltning klarer rett å slett ikke å fatte at det er den samme tekniske prosessen som skjer - uansett hva betalingen gjelder og hvem som mottar pengene. Denne påstanden baserer seg på 25 års erfaring med regnskaps- og bilagsarbeid.

Den offentlige forvaltningen er inne i en omstillingsprosess, og alle rasjonaliserer og effektiviserer på sin egen måte. Antall stillinger er økende, uten at det nødvendigvis fører til mer effektiv regnskapsførsel eller økonomistyring. Det har aldri vært så ille som nå, og det skyldes for en ganske stor del den her omtalte skrekken for bruk av faktureringsrutiner. Eller den omtalte motviljen til å innføre brukervennlighet og kvalitetssikring på alle ledd i enhver prosess. Resultatet er kaos, ineffektivitet og kanskje dårlig arbeidsmiljø. Men det var vel ikke meningen ?

Les gjennom den røde teksten et par avsnitt ovenfor en gang til !
 

Tilbake til menysiden