(13) Kan regelverk og sunn fornuft kombineres ?

Innen den offentlige forvaltning vil de aller fleste ledere - med ambisjoner om videre  karriere innen byråkratiet - si nei. Tvert nei. Boka skal følges til punkt og prikke. Det gis ingen slingringsmonn her.  Og naturligvis - regelverket skal  følges. Det er ingen seriøs uenighet om akkurat det. Spørsmålet er vel heller hvordan man tolker og følger regelverket.

I praksis vil er rigid regelverk medføre at visse detaljoppgaver rett og slett ikke lar seg løse. Årsakene kan være mange, men den viktigste grunnen er at det har skjedd endringer andre steder - etter  at regelverket ble nedskrevet og vedtatt.  Enhver lov, forskrift eller bestemmelse må ha sin basis i virkelighetens verden. Det er ikke så selvfølgelig som man skulle tro.  Enten så oppstår det kollisjoner mellom regler fastsatt av ulike hjemlige departementer, eller så kolliderer det hele med regler og praksis utenfor Norges grenser.

Et norsk forvaltningsorgan (departement) kan ikke vedta endringer i utenlandsk lovverk, regelverk eller praksis.  Det norske regelverket må derfor ha sin basis i virkelighetens verden.  Noen eksempler:

A. Betaling av småbeløp.  Statsforvaltningens bestemmelser om betalingsfrist på 30 dager regnet fra fakturadato, kan medføre at flere betalinger til samme leverandør blir overført spredt - med en faktura av gangen. Det naturlige ville vært å slå betalingene sammen til en overføring, uavhengig av fakturadato. Prinsippet om 30 dagers betalingsfrist er i og for seg fornuftig dersom gebyrer såvel for avsender som for mottaker ikke hadde eksistert.  Slike gebyrer eksisterer i høyeste grad nå, og i flere tilfeller er de høyere enn fakturabeløpet.  Mottakeren i utlandet vil således bli belastet for  f.eks. 50-100 kroner for å motta 30 kroner.  Hver gang ! Samtidig har avsenderen betalt utgående gebyr flere ganger, mens det ved fornuftig ressursbruk hadde vært tilstrekkelig med en eneste overføring.

B. Innkreving av småbeløp.  Offentlige foretak er pålagt å innkreve betaling for alle tjenester, også for reprotjenester (fotokopiering) bestilt av eksterne kunder. Ofte er det utfakturerte beløpet beløpet lavere enn hva etatens egen bank tar i mottaksgebyr.  Det naturlige ville vært å samle slike repro-regninger til en halv- eller helårlig faktura, men regelverket setter altså en stopper for det. Fordringer skal innkreves øyeblikkelig, uansett beløpets størrelse !

C. Alle større foretak mottar av og til uidentifiserte betalinger fra inn- og utland. Det dreier seg meget ofte om ubetydelige beløp, helt ned i 10-100 kroner.  Regelverket sier at alle slike betalinger skal avregnes over leverandørmodulen, slik at de blir bokført på riktig leverandør. Det virker også fornuftig i utgangspunktet.  Problemet er at mange utenlandske foretak opererer med ulike navn og ulike adresser for henholdsvis innkreving (faktura) og refusjoner.  Noen opererer med en tredje navne- og adressevariant - ved bestilling !  Det er således i mange tilfeller ikke mulig å finne ut hvem som er den egentlige leverandør, med mindre et betydelig antall timer benyttes på jobben.  Her bør visse oppmykninger i regelverket vurderes, for å skape en viss  balanse mellom kostnader og inntekter.

Det kan nevnes flere uheldige eksempler på slike kollisjoner mellom regelverk og sunn fornuft. Felles for alle er at bestemmelsene skriver seg fra en helt annen tid, og at de ikke helt har fulgt med utviklingen.

I slike tilfeller bør enhver ansvarlig  leder  gi tilbakemelding til de rette myndighetene - med et godt begrunnet forslag til endringer tilpasset vår tids virkelighet.

Mange ledere synes å være livredde for en slik returinformasjon. Det er dumt. Ingen kan forvente at saksbehandlerne og komiteene på departementsplanet skal inneha de nødvendige detaljkunnskaper om de tingene som her er nevnt. Tilbakemelding er derfor en nødvendighet. Før eller senere vil signalene bli oppfattet og regelverket justert.

Inntil det skjer må gjeldende regelverk følges, men det må likevel være tillatt å utvise sunn fornuft.
 
Inntil ca. 1980 fikk alle danske statsfunksjonærer utlevert to esker fyrstikker hver uke. Slik hadde det vært i uminnelige tider. Ingen visste hvorfor - inntil en nysgjerrig sjel begynte å forske på egenhånd.  Det viste seg å være et departementsvedtak fra midten av 1800-tallet. Hensikten var at den enkelte funksjonær skulle kunne tenne opp i koksovnen om morgenen, og dessuten tenne oljelampene. I tillegg ble det av departementet ansett som nødvendig at den enkelte funksjonær kunne få nyte sine sigarer, gjerne flere ganger om dagen  ! 
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Denne regelen ble altså opphevet så snart mediene fikk kjennskap til den.  Det er et godt eksempel på regler som har overlevd seg selv, men som fikk leve videre fordi ingen fant det bryet verd (eller turde) å stille spørsmål om hensiktsmessigheten.

 Tilbake til menysiden