(13) Skal du overføre penger til
privatpersoner i utlandet ?

Stikkord i denne sammenheng er Lønn, Honorar, Reiseregning, Reiseforskudd, Refusjon av utlegg, Erstatning for et eller annet, Tilskudd. Andre arter kan helt sikkert også forekomme.

I slike tilfeller bør du be uttrykkelig om at vedkommende avleverer  følgende data:

- Bankkonto
- Bankens navn
-Eventuelle bankkoder
- Privatadresse

Bankens navn må alltid oppgis, men bankens postadresse er som oftest uten interesse. Ved elektroniske overføringer er det ingen som sender brev til utenlandske banker.

Betalingsmottakerens boligadresse må være fullstendig - med postnumre eller -koder, dersom slike brukes i vedkommende land.

I Europa er det bare Irland og Albania som ikke bruker postnumre eller -koder.

I en del land i Afrika benyttes ikke privatadresser, som følge av manglende eller mangelfull postomdeling. I de tilfellene må du benytte  arbeidsgiverens adresse.

Er det småbeløp som skal refunderes kan du sløyfe bankkontonummeret, idet gebyrene for elektroniske overføringer ofte er svært høye. I USA er mottaksgebyret som regel USD 18, av og til USD 24. Da vil beløpet elektronisk bli fremsendt til en bank i USA, som deretter utsteder en sjekk. Den sendes videre i posten til den oppgitte adressen. Sjekker er som regel gebyrfrie i USA. I andre land er det imidlertid stort sett motsatt: Sjekker er kostbare for mottakeren og elektroniske overføringer rimelige. Utviklingen på verdensbasis går ubønnhørlig i retning av elektroniske overføringer på bekostning av sjekker, enten amerikanerne vil eller ikke.

Enhver betaling til utlandet styres inn til riktig bank ved hjelp av bankkoder. Det kan være SWIFT, Clearing eller andre systemer. Praksis varierer fra land til land - og ofte fra bank til bank. Det er derfor meget viktig at slike koder kommer med.  Når briter oppgir  Sort Code, tyskere BLZ og amerikanere Routing eller ABA number - så få det med på utbetalingsbilaget !

Hvorfor privatadresse - hva er galt med arbeidsgiverens adresse ? Forklaringen er nokså enkel og baserer seg på to vesentlige momenter:

- Arbeidsgiveradresser er som oftest altfor lange for datasystemene
- Personnavn foran arbeidsgivernavn oppfattes ikke alltid som vi gjør det i Norge

Mange arbeidsgiveradresser er lange og tunge, spesielt i engelsktalende land. De inneholder absolutt alle elementer som institusjonsnavn, lokalenhet eller avdeling, navn på bygning, etasje, intern posthylle - og ofte også en hel del annet. I noen tilfeller ser det bare ut til å være skonummer, blodtype og seksuell legning som mangler. Hvis du spør hvorfor, så er svaret alltid at institusjonen er meget stor og kompleks - og at det derfor er nødvendig å gjøre det slik.

Da skal du replisere at nettopp derfor bør adresser komprimeres og struktureres. På Universitetet i Oslo er det et greit system med postboksnumre - en boks for hver lokalenhet. Men ikke alle er så oppfinnsomme. Noen steder i USA brukes initialer og tallkoder istedenfor komplette navnebetegnelser. Det er helt greit, men hører dessverre til unntakene.

Datasystemene som brukes krever korte adresser. Det er bare to adresselinjer til disposisjon - mellom linjen for navn og linjen for postnummer og poststed.

Husk at når arbeidsgiverens adresse benyttes, så krever dette en ekstra linje i registeret. Arbeidsgiverens navn vil da nødvendigvis bli en del av adressen til vedkommende person. Det er ikke så mye å gå på, spesielt siden det bare tillates to adresselinjer mellom mottakerens navn og mottakerens postnummer og -sted.

Ikke la deg lure om ditt regnskapssystem har flere adresselinjer til disposisjon. Det avgjørende er hvilke linjer som elektronisk "blir med over" til mottakeren, ikke hva ditt eget system tillater.

Grensesnittet mellom ditt eget system og bankenes internasjonale systemer er ikke alltid helt bra på dette punktet. Det samme forholdet gjelder antall tegn på hver enkelt linje. Systemleverandøren bør avstemme tegn- og linjeantall (kartet) etter bankenes systemer (terrenget).

Privatpersoner bør pålegges å avgi sin hjemmeadresse, selv om enkelte av og til har en viss aversjon mot det.

Å oppgi sine privatadresser er nemlig ennå  ikke vanlig praksis i betalings- eller refusjonssammenheng. Det skyldes at svært få ansvarlige ledere har satt seg inn i problematikken omkring antall tillatte adresselinjer i elektroniske systemer.

Når det gjelder personnavn plassert foran arbeidsgivernavn, så kan dette medføre uheldige konsekvenser i enkelte tilfeller. Også dette gjelder spesielt i engelsktalende land. Nederland er også observert som et syndefullt land i denne sammenhengen.

Etter norsk skikk og bruk (samt i de fleste land for øvrig) er det slik at når personens navn står foran arbeidsgiverens navn, så skal brevet leveres uåpnet til vedkommende person.

Men slik er det ikke overalt i verden !

Jeg har opplevd at sjekker utstedt til en privatperson tas hånd om av arbeidsgiveren uten den pålydende adressatens samtykke. Sjekken blir godskrevet og pengene går inn i arbeidsgiverens regnskap eller kasse. Det skjer uten at vedkommende person blir informert. Det er bare slik ! Det er mildt sagt uheldig dersom det dreier seg om honorar eller refusjon av utlegg.

Vedkommende vil nok få pengene sine til slutt, men det kan ta lang tid. Slikt oppklaringsarbeid kan neppe sies å være i tråd med de effektivitetskrav som stilles til enhver prosess i våre dager. Vi har også noe som heter kvalitetssikring.   Slikt surr som dette er ikke kvalitet !

Av disse nokså vesentlige årsaker bør arbeidsgiveradresser generelt ikke brukes når det gjelder betalinger til enkeltpersoner. Husk imidlertid det tidligere nevnte unntaket når det gjelder enkelte afrikanske land.

I noen tilfeller skal betalingen skje til arbeidsgiveren selv, som da forutsettes å ha et mellomregnskap med vedkommende person. Da blir det hele en ordinær faktureringssak. Da bør arbeidsgiveren utstede en ordinær og nummerert faktura. Jeg tillater meg å gjenta: En nummerert faktura.

Når personnavn skal oppgis, så be om fullt navn av typen CHARLES B HANSON, ikke C B HANSON. Initialer kan brukes i mellomnavn, ikke ellers.  Yrkestitler bør konsekvent sløyfes. Det samme gjelder akademiske titler.

Kutt ut sivilstandbegreper som Mr., Mrs, og Miss. Det er uinteressant data- og overføringsteknisk sett hvilket kjønn mottakeren tilhører. Enda mer uinteressant er det om en kvinne er gift eller ikke. Slikt vrøvl bør lukes bort, da det tilhører en helt annen tid. Kultur ? Nei - ukultur !

Det burde være helt selvsagt, men jeg tar det med likevel:  Skriv tydelig - med lesbare tall og bokstaver.

Tilbake til menysiden