(5) Praktisk utforming av faktura-blanketter og brevark

Målgruppen for dette kapitlet er så vel økonomiledere som designere. Ikke minst sistnevnte gruppe.

En del fakturablanketter og brevark må kunne betegnes som makkverk dersom funksjonalitet legges til grunn for bedømmelsen. Blankettene kan gjerne være utformet av profesjonelle designere eller layoutfolk - men det er ikke nødvendigvis noen garanti for god funksjonalitet. I enkelte tilfeller snarere tvert imot !

Utstederens foretaksnavn må fremgå helt tydelig. Ikke bruk fancy bokstaver som kan tolkes på flere måter. Dersom firmalogoen består av forvridde eller bortimot uleselige bokstaver - det skjer av og til - så bør navnet gjentas i klartekst lenger ned på arket.

Adresse, telefonnummer, telefaks, bankopplysninger bør gjengis med leselige bokstaver og sifre. Unngå de minste skrifttypene. Å bruke slike minityper ser ut til å være en slags motesak for enkelte designere, spesielt i Tyskland. Denne merkelige trenden har nådd Norge også.

Husk at tegnene må være såpass store at de overlever en omgang i telefaksen. Det er slett ikke alltid ! Et 3-tall kan lett bli til et 8-tall, eller omvendt, en S kan lett bli til tallet 5. Et 2-tall kan lett bli oppfattet som Z. For ikke å snakke om bokstavene O og I kontra tallene 0 og 1.

Et råd til: Ikke plasser slike data helt nederst på arket. De vil da ofte ikke overleve en runde i en kopi- eller telefaksmaskin. Dette uvesenet er også blitt en slags mote hos mange designere.

Nok et råd til designere: Bruk sort eller svært mørk trykk på hvit eller meget lys papirfarge. Da blir kontrasten og lesbarheten størst. For all del: Unngå fancy farger med liten kontrast ! Heller ikke lys blå skrift på hvitt papir. Hvordan tror du kopimaskinene oppfatter det ?
 
Skrekk-eksempel: Jeg mottok en gang en faktura fra et amerikansk tidsskrift. Vitale opplysninger om navn og adresse var trykket med lys grønn skrift på gulgrønt papir. Jeg tillot meg den frekkhet å sende hele dokumentet tilbake med en beskjed "Please fire your designer". Et par uker senere kom fakturaen på ny - denne gang med mørk blå skrift på hvitt papir ! Hva som skjedde med designeren, vet jeg ikke. Regningen ble imidlertid betalt. 
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
For illustrasjonens skyld gjentas denne ingressen med lys grønn skrift på gulgrønn bakgrunn:
 
Skrekk-eksempel: Jeg mottok en gang en faktura fra et amerikansk tidsskrift. Vitale opplysninger om navn og adresse var trykket med lys grønn skrift på gulgrønt papir. Jeg tillot meg den frekkhet å sende hele dokumentet tilbake med en beskjed "Please fire your designer". Et par uker senere kom fakturaen på ny - denne gang med mørk blå skrift på hvitt papir ! Hva som skjedde med designeren, vet jeg ikke. Regningen ble imidlertid betalt. 

Det må antas å være i fakturautstederens interesse at alle betalinger kommer frem.

Verden er dessverre slik at selvfølgeligheter som dette ofte må presiseres ! Om igjen og om igjen.....

Det må dessuten alltid være 100 % samsvar mellom en oppgitt bankkonto og det navnet som kontoen er registrert på. Ved innenlandske betalinger er det sjelden noe problem, men dersom en betaling overføres elektronisk fra utlandet, så kan den bli forkastet i banksystemet ved ankomst Norge. Ved internasjonale overføringer må enhver betaling gjennom diverse sikkerhetsforanstaltninger. Dette er ikke noe særnorsk fenomen - de fleste lands banksystemer har slike sikkerhetssperrer. Derfor må det være samsvar mellom bankkonto og navn.

Jeg har i forordet nevnt ordet lesbarhet. I dette kapitlet er ordet satt i tilknytning til størrelsen på de skrifttypene som brukes i den forhåndstrykte fakturateksten. Lesbarhet bør også vinkles i forhold til bankkonto- og foretaksnumre.

Norske bankkontonumre består av 11 sifre, foretaksnumre (også kalt organisasjonsnumre) har 9 sifre. De bør alltid gjengis slik på fakturaer, giroblanketter eller betalingskrav:
 
Nr. Art Bør gjengis slik Bør ikke gjengis slik
1 Bankkonto 7068 09 20980 70680920980
2 Foretaksnummer 971 257 081 971257081
3 Telefon/Telefaks 22 85 63 12 22856312
4 SWIFT-kode DNBA NO KK DNBANOKK
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En registrering skjer da raskere, og sannsynligheten for feil blir mindre. En operatør vil da straks se om det oppgitte nummeret inneholder et siffer for lite eller for mye.      For å unngå misforståelser:  Ved registrering av dataene skal det ikke benyttes opphold - alt skal punches fortløpende inn i sitt tihørende skjermbildefelt. Det er noe absolutt alle relevante operatører vet.

Les korrektur ! Det er nok en selvfølgelighet, men jeg tar den likevel med. Erfaring viser at mange bedrifter slurver. Noen presterer å trykke fakturaer med feil eller ufullstendige bankkonto- eller foretaksnumre. Til og med giroblanketter med feil bankkontonumre forekommer. Noen sender ut giroblanketter hvor bankkontonummeret er glemt eller (en sjelden gang) bevisst utelatt.

Det er menneskelig å feile, men ikke fullt så menneskelig å unnlate å lese korrektur !

Postadresser skal gjengis korrekt. Har du postboks, så husk å bruke det tilhørende firesifrede postnummeret. I byer og tettsteder er dette postnummeret alltid forskjellig fra det postnummeret som tilhører gateadressen.

Har du gateadresse med for eksempel husnummer 8 B eller 14 C, så la det alltid være et opphold mellom tallet og bokstaven. Ved dårlig trykk, telefaks eller fotokopi kan det lett oppfattes som 88 eller 140. Det er ikke alltid så lurt. Dersom pengene skal overføres til en bankkonto, så kommer de frem uten forsinkelser - men meldingen om kreditering kan komme på avveie. Det kan skape uheldige situasjoner med en del ekstra bryderi.

Mer pirk: Ikke skriv Bragevn. eller Nils Hansensvei. Det ser slurvete ut. Se på gateskiltet. Der står det vitterlig Brageveien eller Nils  Hansens vei. Disse få ekstra tegnene medfører minimalt med ekstra-arbeid, men de forbedrer heltstsinntrykket.

På giroblanketter skriver du Postboks fullt ut og på denne måten. Ikke bruk betegnelser som PB, Postbox, Boks, Box eller P.O.Box. Det heter postboks på norsk !

Ta alltid med telefonnummer, telefaksnummer og eventuell e-mail-adresse på fakturablankettene eller betalingskravene. Det er nok en selvfølgelighet som jeg finner grunn til å presisere.

Tilbake til menysiden