(4) Krav som bør stilles til et nytt økonomisystem

Det finnes en del  leverandører på dette området. Felles for alle er at de har meget dyktige selgere. Jeg kommenterer ikke dette videre -  leserne får tenke sitt.

Jeg beskjeftiger meg ikke med de rent regnskapsmessige sidene (rapporter, tilgjengelighet, service etc.) eller de rent juridiske sidene (lov- og regelverk etc.). Andre tar seg av disse bitene - formodentlig på en utmerket måte.

At disse to elementene fungerer knirkefritt er imidlertid ikke tilstrekkelig. Det må legges langt større vekt på de rent praktiske sidene. Stikkordene er brukervennlighet og funksjonalitet.

Brukervennlighet er i likhet med kvalitetssikring et nokså misbrukt ord. Ledere definerer som regel alltid brukervennlighet ut fra sine egne premisser (rapporter, avstemminger etc.) - uten noen som helst tanke på de funksjonærene som sitter ved PC'ene hele dagen og registrerer bilag og som utfører grovarbeidet. Det er disse som mottar mer eller mindre ilske telefoner utenfra dersom noe ikke fungerer som det skal.
 
Noen ledere har til og med sluppet katten ut av sekken. Fra et herværende universitet  kjenner jeg til minst ett konkret tilfelle at  en leder har uttalt at brukervennlighet utelukkende defineres ut fra ledelsens behov. Ikke bare det - vedkommende presterte til og med å si at funksjonærene ved PC'ene bare er "leverandører av tjenestene"......
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Brukervennlighet må defineres ut fra alle involverte personers arbeidssituasjon. Registrerer du bilag - er du en bruker. Er du direktør som har behov for strømlinjede rapporter - så er du også en bruker. Ingen jobber er mer viktige enn andre i dette samspillet. Å hevde noe annet  er rent tøv.

Når det gjelder krav til et nytt regnskaps- og/eller økonomisystem så må de praktiske sidene tillegges langt større vekt enn hva som er vanlig praksis hittil. Medarbeidere på "gulvet" - dvs. de som sitter med registreringsoppgaver må tas med på råd, selv om en del kameler kanskje må svelges for å få det til. Når kamelsluking etter hvert er blitt såpass vanlig på Stortinget, burde det også bli det andre steder !

De ledere som ikke forstår poenget her  bør etter min mening  søke seg en bedre betalt rådgiverstilling - godt skjermet fra slike trivialiteter som dette.

Et system må være brukervennlig - for alle som skal bruke det.

Når det gjelder registrering av bilag, kunder, leverandører eller hva som helst, så må en operasjon involvere færrest mulig skjermbilder. Data som naturlig hører sammen, bør plasseres i samme bilde. Unødvendige felter eller funksjoner bør kunne lukes bort, eller de kan inaktiveres for en eventuell senere reaktivisering.

For en bruker eller vedlikeholder må det for eksempel i et leverandørregister være mulig å søke på bankkontonummer, alternativt på navn. Ikke bare på navn !

En del systemer er amerikanske, og baserer seg på amerikanske forhold med utstrakt bruk av sjekker. I Europa er sjekker på vei ut - og overføring mellom bankkonti er nå langt mer regel enn unntak. I USA er det fremdeles omvendt.

Ikke la deg lure dersom en systemselger hevder at det ikke er økonomisk mulig å utvikle et system bare for norske forhold. Det er ikke norske forhold det er tale om, men europeiske. Det gir saken en langt større dimensjon. Systemutviklerne lager det kunden etterspør !

Still det kravet at en leverandørmodul må være basert på mottakerens bankkonto, ikke mottakerens navn. Kontonummer og navn må likevel likestilles. I enkelte systemer kan du registrere et uendelig stort antall leverandører med samme bankkonto, men ikke to med samme navn. Da sier systemet fra øyeblikkelig !

Et tilsvarende krav er ikke relevant når det gjelder kundemodul (for utfakturering), da den som selger en vare eller tjeneste normalt ikke kjenner betalerens bankkonto.

En kundemodul må imidlertid også kunne tillate såkalt fri tekst. Et eksempel er dersom en bedrift fakturerer en annen for reisekostnader, lønn etc. Altså ikke bare for ordinære varer eller tjenester - utfakturert etter enhetspriser.

Enkelte økonomisystemer takler ikke denne problemstillingen med fri tekst. De er faktisk ikke i stand til å utfakturere refusjonskrav av typen "Reisekostnader for NN vedrørende besøk i Norge".

At et økonomisystem tillater fakturering med fri tekst bør du anføre som et uttrykkelig krav til systemleverandøren !

De som registrerer bilag må kunne kreve at for eksempel feltene fakturanummer og melding er samlet i ett og samme skjermbilde. Feltet fakturanummer må begrenses til 20 tegn (innenlands), eller 35 tegn (utenlands), etterfulgt av en meldingsboks som forteller hvorfor og som henviser til meldingsfeltet  (kun innland, dessverre) for eventuell ytterligere informasjon til betalingsmottakeren.

I enkelte systemer kan man omtrent skrive sin egen livshistorie inn i feltet fakturanummer - uten at systemet sier fra at dette er det ingen vits i å gjøre.  Det avgjørende er hvilke data som overføres til bankenes systemer, ikke hva du selv taster inn i feltene.

I leverandørmodulen bør alle bankopplysninger samles i ett og samme bilde. Det gjelder spesielt ved betalinger til utlandet, da en rekke data (SWIFT og annet) må registreres i tillegg til selve bankkontonummeret. Egentlig bør alle vitale leverandørdata samles i ett og samme skjermbilde. På en normal dataskjerm er det nok plass. Det hele er et spørsmål om layout og redigering.  Tabellen nedenfor gir en pekepinn over hva slags informasjon som bør samles i ett  bilde.
 
Nr. Innenlandsbetalinger Utenlandsbetalinger
1 Leverandørens navn Leverandørens navn
2 Postadresse linje 1 Postadresse linje 1
3 Postadresse linje 2 Postadresse linje 2
4 Postnummer Postnummer eller -kode
5 Poststed Poststed
6   Land eller landkode
7 Bankkonto Bankkonto
8   SWIFT- eller clearingkode (**)
9 Organisasjonsnummer  
10 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser
11 Valutasort Valutasort
12 Betalingsgruppe Betalingsgruppe

(**) Til visse land må du registrere inn både SWIFT-kode og clearing-nummer. Det gjelder Storbritannia, Irland, Tyskland, Østerrike, Sør-Afrika og Australia.  Din bankforbindelse vil gi nærmere instruksjoner om detaljene her.

På tilsvarende måte som ovenfor bør kundemodulen være. De vitale data bør samles i ett skjermbilde. Systemet må imidlertid være så fleksibelt at skjermbildet kan redigeres av brukeren - eller av IT-ansvarlig ved brukerens arbeidssted.

Generelt: Det går med utrolig mye tid i lengden når en operatør til stadighet må skifte mellom et stort antall skjermbilder for registrering av en faktura, en leverandør eller en kunde.   Vi har dessuten noe som heter arbeidsmiljø !

Videre bør det være muligheter for angring. Systemet bør ha en funksjon av typen "Undo" - på samme måte som i en rekke andre systemer og programmer.

Feilmeldinger fra systemet bør være klare og konsise. Det må tydelig fremgå hva som er feil. Forlang at systemet ikke sender ut noen kryptiske meldinger som bare eksperter kan tyde. Grensesnittet mellom eget økonomisystem og bankens system fungerer dessverre ikke alltid helt bra. Test ut alle tenkelige og kanskje utenkelige eventualiteter.

Ikke ta hensyn til de ekspertene som sier at det-og-det ikke er mulig. Det er jobben deres nettopp å gjøre slike ting mulig !

Vi lever da i informasjonssamfunnet, gjør vi ikke ?

Si tydelig fra til systemleverandøren hvor skapet skal stå !

Tilbake til menysiden