(7) Arrangerer du kongresser eller konferanser ?

Arrangører ber gjerne om at forhåndsbetaling skal skje til en bestemt bankkonto, og at vedkommende deltaker skal oppgi sitt navn og ofte en del andre data.

Dette kapitlet bør også leses av de som skal betale for en kongress som andre arrangerer. Altså motsatt vei i forhold til overskriften.

Et påmeldingsskjema følger invitasjonen, eller det utleveres på anmodning. Skjemaet ønskes innsendt i utfylt stand, enten pr. post eller telefaks. I noen tilfeller - særlig i engelsktalende land - som valutasjekk vedlagt påmeldingsskjemaet i utfylt stand.

Skal kongressavgiften innbetales til en bestemt bankkonto, så må det tydelig fremgå eksakt navn og eksakt postadresse  til eieren av kontoen. Disse typene kontoeierforhold er vanlige:
 
Nr. Mulig eier av oppgitt bankkonto
1 Kongressfirma som arrangerer flere kongresser
2 Bankkonto opprettet for en bestemt kongress
3 En lokalenhet ved et universitet, en høyskole eller lignende
4 En av landets skattefogder eller fylkeskasserere

La det aldri være noen tvil om hva kontoen heter og hvilken postadresse den har. Husk at postadressen til betalingsmottakeren må være fullstendig.

Som det er påpekt tidligere i denne publikasjonen: Innbetalinger fra utlandet kan bli forkastet dersom det er et vesentlig avvik mellom kontonavn og kontonummer.

Merk at større foretak vil måtte  legge inn kongressfirmaet, kongressen eller hva det er som leverandør i sitt elektroniske register.

Når det gjelder slike typer betalingskrav, så er min erfaring at en slik påminnelse som dette er høyst nødvendig. Ofte er bankens postadresse pinlig nøyaktig angitt - med postboks og det hele, mens betalingsmottakerens egen adresse er utelatt. Dessverre er ofte også kontonavnet utelatt, og det hersker tvil om hvem som egentlig skal ha pengene. Mange offentlige etater og akademiske institusjoner  må skjerpe seg !

Slik forvirring er det samme som å be om forsinkelser og ekstra bryderi for begge parter !

Bankens postadresse har ingen involverte personer eller instanser noen praktisk bruk for, unntatt i helt spesielle tilfeller. Det holder med kontonummer,  bankens navn og dens entydige SWIFT-kode. De to siste elementene kun dersom du regner med betalinger fra utenlandske deltakere. Husk at SWIFT-koden må oppgis korrekt. Mange norske faktura-utstedere gjør ikke det. Det er ingen trøst at utenlandske leverandører heller ikke alltid er så flinke. Slurv er slurv - uansett hudfarge eller kulturbakgrunn !

Ytterligere informasjon finner du i  kapitlet SWIFT-  og Clearing-koder  lenger bak.
 

Tilbake til menysiden