(3) Inngående fakturaer og utgående betalinger

Du kjøper et produkt eller en tjeneste - og mottar en nummerert faktura som betales ved forfall. Dette er den normale situasjonen, og den medfører sjelden noen problemer dersom alt er som det skal.

Ved betaling oppgir du fakturanummeret, forutsatt at det er på 20 tegn eller mindre.  De fleste bruker 4-8 sifre som sitt entydige fakturanummer. Noen bruker opp til 10 sifre, men det går også greit. For elektroniske betalinger til utlandet kan du bruke inntil 35 tegn.  Det forekommer omtrent aldri at et fakturanummer er større enn 20 tegn (innenlands) eller 35 tegn (utenlands).  Når det gjelder betalinger som ikke har noe egentlig referansenummer må du ofte bruke alle de tillatte tegnene for å kunne forklare overfor mottakeren hva betalingen gjelder. Feltet tillater både tall og bokstaver.

En transaksjon må ikke betraktes som avsluttet før mottakeren har mottatt beløpet på sin bankkonto, og oppfattet hva betalingen gjelder og hvem som betaler.

Min erfaring tilsier at dette ikke er så selvsagt som man skulle tro. Det gjelder spesielt betalinger til eller fra offentlige etater. Enkelte av disse praktiserer nokså klossete innkrevingsmetoder, tuftet på rutiner fra tidligere tider. Dette kombineres ofte med en feilaktig fortolkning av gjeldende regelverk. Resultatet er mye dobbeltarbeid og tidkrevende rutiner på begge sider av transaksjonen. Innen næringslivet er praksisen mer strømlinjet og dermed bedre tilpasset vår egen tid, men upraktiske rutiner  kan forekomme også der.

Det er normalt ikke nødvendig å oppgi kundenummer, men dersom det er plass innen de tillatte 20 tegnene (innland) eller 35 tegnene (utland), så kan du godt gjøre det. Kunde- og fakturanummer bør  i så fall skilles fra hverandre. Bruk en bindestrek som skilletegn, f.eks. 20541-387745. Plasser alltid kundenummeret først.

Er debitor et desentralisert foretak hvor registrering av fakturaer skjer på et stort antall steder - dropp kundenummeret.  Et fakturanummer er som regel alltid entydig med våre dagers elektroniske regnskaps- og bokføringssystemer.

Noen operatører vil ta det med, andre ikke. Husk at det som oftest er flere lokalenheter som kjøper varer eller tjenester fra samme leverandør, og at flere fakturabetalinger ofte blir slått sammen til en enkelt betaling, spesifisert hver for seg.

For mottakeren kan en blanding av faktura + kundenummer og bare fakturanummer skape flere problemer enn den løser.

Dersom nøyaktigheter og unøyaktigheter blandes, blir resultatet unøyaktighet !

I tillegg til et felt for fakturanummer, har alle regnskapssystemer et eget felt for melding. Dette feltet er bare operativt for betalinger innenlands, i henhold til bankenes standard for elektroniske betalinger. I dette feltet er det som regel inntil 200  tegn til rådighet. Dette feltet kan brukes dersom det er nødvendig med tilleggsopplysninger, for eksempel navn på medlem eller abonnent. Merk at slike navn ikke nødvendigvis er det samme som navnet på eieren av den kontoen betalingen skjer fra. For betalinger til utlandet har du kun 35 tegn til rådighet, dvs. feltet fakturanummer.

Et det for eksempel et universitet som skal betale et abonnement, et medlemskap eller en kongressavgift, så få alltid med navn på abonnent, medlem eller deltaker.  Til dette bruker du feltet melding, såfremt betalingen skal skje til en innenlandsk bankkonto. Navnet på universitetet (eller hva det er) og dets regnskapsavdelings postadresse kommer alltid med på betalingen. Det går av seg selv, da denne adressen er fysisk knyttet opp til det bankkontonummeret som betalingen går ut fra.

Det er derfor meget viktig at feltet melding brukes i slike tilfeller som dette. Det er for at ikke regnskapsavdelingen selv skal motta mengder av bøker, tidsskrifter, vareprøver og kongresspapirer. Det blir nemlig resultatet dersom det slurves på dette punktet. Opprydding i ettertid er svært tidkrevende. Med litt omtanke kan problemet unngås.  Tid er penger !

Meldingsfeltet bør likevel brukes med måte. For dersom flere fakturaer til samme leverandør kommer med i samme betalingsproduksjon - og alle har en lang melding, så kan det lett overstige feltets begrensning. Det begrenses av noe så prosaisk som papirformatet  i det systemet som mottakerens bank benytter. Mottakeren vil i et slikt tilfelle få alle fakturaene slått sammen til en post. Praksis varierer fra sted til sted. Noen ganger kan det gå bra, andre ganger ikke.

Dersom du mottar en faktura i form av et brev fra en offentlig etat, så får du alltid beskjed om å oppgi en lang kontostreng, ofte på mer enn 20 tegn. Tast da inn et kort stikkord i feltet fakturanummer  (for eksempel TILSKUDD, REFUSJON, REISEUTLEGG, FORSKUDD), og tast inn de øvrige referansene eller den lange kontostrengen i feltet melding.

Bruk meldingsfeltet til nødvendig tilleggsinformasjon til betalingsmottakeren ! Og husk at det bare kan brukes for betalinger til norske bankkonti.

Ikke legg altfor stor vekt på ordet "faktura". Tenk heller på det utvidede begrepet  -  "betaling".  Unngå å vinkle hele betalingssystemet omkring fakturabegrepet. Ikke snakk bare om "fakturaer" !  En faktura er den enkleste form for betalingsdokument. Den har (les: skal ha) et entydig nummer, som oppgis ved betalingen. Mottakeren vil da normalt identifisere betalingen uten problemer - såfremt nummeret er korrekt gjengitt.  Husk at mange betalingsoppdrag slett ikke er noen egentlig faktura. Ofte foreligger det bare en giroblankett, et brev, en utskrift av e-post.  Da må du bruke hodet !  Få med all den informasjonen som du antar mottakeren trenger for sikker identifikasjon av betalingen.

Forsøk å sette deg inn i betalingsmottakerens sted. Ethvert større foretak har en regnskapsavdeling  med et forholdsvis stort antall ansatte. Daglig mottar man mange betalinger fra inn- og utland - og ikke alle er like lett å identifisere.

Still deg spørsmålet: Hvordan skal jeg få betalt denne fakturaen eller dette betalingskravet på en slik måte at mottakeren forstår hva jeg betaler for ?

Foreligger det en normal og nummerert faktura, er det plankekjøring - men ikke ellers. Bruk hodet !

En dato som erstatning for fakturanummer har ingen som helst informasjonsverdi, med mindre det dreier seg om små bedrifter med et begrenset antall kunder og fakturaer. Svært mange regnskapsmedarbeidere bruker nemlig en dato dersom man ikke finner noe egentlig fakturanummer. Generelt er dette lite hensiktsmessig. Tenk deg at et tidsskrift sender ut 10.000 abonnementsvarsler på samme dag. Datoen vil da ikke fortelle noe som helst. Er du sikker på at det ikke finnes noe abonnementsnummer, medlemsnummer eller lignende ? Ofte står slike numre bare på konvolutten eller på eventuelle navne- og adresse-etiketter påklistret tidsskriftet.

Noen bruker til og med foretaksnummer eller postgirokontonummer som om det var et fakturanummer, eventuelt fødselsdato eller personnummer dersom pengene skal overføres til en privatperson. Det er ekstremt dumt. Disse dataene kjenner mottakeren normalt fra før. Igjen - bruk hodet. Forsøk å se saken fra mottakerens synsvinkel !

Spesielt dersom betalingsbilaget kun består av en giroblankett:  Ofte er de påførte referansene til betalingsmottakeren mangelfulle. Alle innkrevere tror nemlig at giroblanketten brukes ved betaling. Det er som tidligere nevnt dumt.

Mange betalere faller for fristelsen til å oppgi blankettnummeret (står nederst til høyre) som om det var et fakturanummer. Det må du aldri gjøre !  Dette nummeret forteller ingenting til betalingsmottakeren.  Blankettnummeret har bare sin funksjon dersom giroblanketten fysisk brukes ved betalingen - og det gjør den jo ikke ved elektroniske betalinger.

Enkelte økonomisystemer velger automatisk dagens dato som et substitutt for et manglende fakturanummer. Har du anskaffet et slikt system bør du snarest mulig få systemansvarlig til å foreta de nødvendige endringer i programmet. Det er fullt mulig ! Bare si til vedkommende at det er en prioritert oppgave. Mottakeren av pengene har ingen som helst interesse av å få vite denne registreringsdatoen - han  vil vite hva du betaler for og intet annet.
 
Kan det tenkes noe dummere enn dagens dato som fakturanummer ?   Det kan være fristende å bruke det gamle og lett diskriminerende uttrykket "anstaltmakeri".  Kan noen av leserne fortelle hvilken underlig  filosofi som ligger til grunn ?

Økonomiledere bør  iverksette et opplæringsprogram for sine regnskapsmedarbeidere slik at denne delen av virksomheten kan foregå mest mulig smertefritt. Min erfaring er at det i større bedrifter er et nokså stort behov for opplæring på dette feltet. Det gjelder spesielt dersom bedriften er organisert slik at fakturaer registreres desentralt ved et stort antall lokale enheter. Er registreringsfunksjonen sentralisert går det som regel lettere - da er det færre personer som er involvert.

Noen utenlandske leverandører har som rutine kun å sende fakturaer som telefaks. Originalen blir normalt ikke sendt i posten. I henhold til regelverket i statlig forvaltning i Norge (og i de fleste land) skal  det foreligge en original faktura. Bare unntaksvis - dersom originalfakturaen er kommet på avveie - godtas kopier eller telefakser. Og da alltid med en påtegning om årsaken fra ansvarlig lokalenhet.

En enkel og påstått rasjonell rutine hos leverandøren er ikke god nok grunn i seg selv til å godta fakturaer sendt pr. telefaks. Bør godtas kun unntaksvis og i rene nødstilfeller !

Jeg har sett flere slike telefaks-fakturaer som er fullstendig uleselige hva adresse og bankopplysninger angår. Enten er trykken dårlig eller skriften liten. Enkelte ganger begge deler. Andre ganger står slike vitale data helt ut i margen på originalfakturaen, og da kan teksten bli "spist opp" underveis.

Regelverk er en vesentlig ting, men min skepsis mot telefaks-fakturaer baserer seg på erfaring av den typen som er angitt ovenfor. Altså  rent praktisk-tekniske forhold. Et feil bankkontonummer kan skape uheldige situasjoner.  Selv om det skal mye til at pengene overføres til en feil konto, så medfører det mye bryderi med hensyn til tilbakeføring og ny betaling. Den forsmådde mottakeren har også sitt syn på saken i form av purringer og i verste fall inkasso.

Noe av det verste som kan skje er at en kongressdeltaker blir avkrevd kongressavgift ved ankomst til kongressen - og hotellet er fullbooket .  Det forekommer faktisk !

Tilbake til menysiden